من المؤكد أن التاريخ سيُسّجل عام 2020 كمرحلة مفصلية أدّت وبدون شك إلى اختبار كلما لديك من معلومات حول إدارة الشركات والأعمال الصغيرة.
ومع أن إدارة أعمالك التجارية الصغيرة قد تمنحك الحماس والفائدة، إلا أن المخاطر والتحديات المالية تعتبر جزءاً لا يتجزأ من هذه اللعبة. وعندما يتعلق الأمر بالادخار، يمكن لأي شركة أن تواجه الفشل، نتيجة لارتكاب أخطاء مالية. وخلال انتشار الوباء، قد تُسبب لك هذه الحقيقة ضربة شديدة التأثير.
ومن الحقائق التي أثبتها هذا العام أيضاً، أن ادخار المال قد ينقذ أعمالك. فعلى الرغم من أن العثرات المالية غالباً ما تكون مدروسة ومتوقعة، إلا أنك قد تواجهها بشكل طارئ في وقت ما. وقد تكون مثل هذه العثرات قاسيةً ومفاجئة، وقد لا تمنحك الوقت الكافي لاتخاذ إجراءات احترازية.
ويُمثل اتباعك لنهج منظم في الادخار منذ البداية، عاملاً حاسماً يُساعدك في المحافظة على شركتك الصغيرة قائمة. وبمناسبة اليوم العالمي للادخار (31 أكتوبر)، يستعرض لنا فيريش هاردوث، نائب الرئيس لأعمال الشركات الناشئة والصغيرة في سايج إفريقيا والشرق الأوسط، أربعة أخطاء شائعة ترتكبها الشركات الصغيرة والشركات الناشئة فيما يتعلق بإجراءاتها الخاصة بالادخار، وفهم كيفية تجنبها.
1. عدم وجود احتياطي نقدي
قد لا يُدرك العديد من رواد الأعمال أهمية الحفاظ على احتياطي نقدي، أو يؤجلون إنشاء هذا الاحتياطي حتى يشعروا بقدرتهم على القيام بذلك. والاحتياطي النقدي ضروري لعملك، فهو يساعدك على دفع رواتب الموظفين والموردين خلال الأوقات الصعبة، ويوفر لك الدعم النقدي إذا كان عملاؤك يتأخرون في الدفع. والأهم من ذلك، أن مرور أعمالك بفترة انكماش، يتطلب أكبر قدر ممكن من الدعم المالي.
نصيحة للادخار
ينبغي على الشركات الناشئة أيضاً أن تؤسس احتياطياً نقدياً ، ويعتمد تحديد حجم وسادتك النقدية على مقدار ما يمكنك توفيره، والمستوى الذي تشعر معه بالراحة خلال أداء أعمالك. فيما يلي عملية حسابية سريعة. أولاً، اجمع متوسط نفقاتك الشهرية، ثم حدّد عدد الأشهر التي تريد تأمين الاحتياط لها. ينصح بعض الخبراء بتحديد ثلاثة أشهر، وقد يُحدد البعض الآخر ستة أشهر. وبمجرد الانتهاء من تحديد أرقامك، ابدأ بتحويل الأموال إلى حساب مصرفي منفصل، وواصل زيادة الاحتياطي حتى تصل إلى المبلغ المستهدف، وتذكر ألا تستخدم هذا الاحتياطي إلا عند الحاجة الماسة لذلك.
وتترتب على هذا الادخار كلفة تؤثر على النمو، فلا يمكنك استخدام الأموال التي تدخرها لجذب عملاء جدد أو لتمويل أعمالك. ومع ذلك، فهي ستمنحك الأمان خلال الأوقات الصعبة.
2. النقص في حفظ السجلات والتوقعات وجدولة الميزانية
هناك خلل آخر يقع على عاتق أصحاب الشركات الصغيرة، وهو اتباع نهج اعتباطي في المحاسبة، والاحتفاظ بالفواتير والإيصالات الفعلية في خزانة مخصّصة، ومتابعة حركة مواردهم المالية على جدول البيانات، أو من خلال كشوف حساباتهم المصرفية. ونتيجة لهذا النهج التلقائي، سيصعب عليهم تتبع أدائهم المالي، وسيبقون غير مستعدين للتعامل مع التطورات التي تهدد بعرقلة شركاتهم.
وفي غياب المعلومات المحاسبية الدقيقة بصورة فورية مباشرة، فإنك لن تستطيع تكوين صورة واضحة عن حالة التدفق النقدي الخاصة بك، وبالتالي، سيصعب عليك وضع خطة ادخار سليمة.
نصيحة للادخار
استثمر في حلّ محاسبة حديث يعتمد على السحابة، ويتيح لك تسجيل كل معاملة من تعاملات شركتك بدقة. وبالتالي، يمنحك الرؤية المالية الشاملة التي تحتاجها لإدارة التدفق النقدي، بما يضمن حصولك على أموال تدخل إلى شركتك أكثر مما يخرج منها. ومع حصولك على البيانات المالية الصحيحة ستكون لديك فكرة دقيقة عن المبلغ الذي يمكنك إضافته إلى الاحتياطي الخاص بك كل شهر.
3. التقليل من التكاليف
تكلف المساحة المكتبية أموالاً، ويشمل ذلك مصاريف الإيجار والكهرباء ورسوم الهاتف والإنترنت، والمشروبات، والقرطاسية، والتأمين والصيانة، وهي نفقات عامة ستواجه أعمالك، وتستهلك أرباحك، وتعيق قدرتك على الادخار.
نصيحة للادخار
أسهم دخول مفهوم العمل عن بُعد هذا العام في توفير الكثير من الأموال على الشركات. حاول العمل عن بُعد لأطول فترة ممكنة. وإذا كانت معنويات الفريق وطريقة تواصله تسبب لك القلق، احرص على إجراء مكالمة فيديو يومية للمتابعة. أو استأجر مساحة مكتبية مشتركة لبضع ساعات في الأسبوع حتى تتمكن من التفاعل المباشر.
4. التزامات مالية مقابل أشياء لا تحتاجها
تدفع كل شركة تكاليف أشياء صغيرة يُمكن لها أن تضيف لحسابها مدخرات كبيرة. ومن هذه الأشياء، ترك مصابيح الإنارة مضاءة، ومواصلة تشغيل الآلات عند عدم استخدامها، وطباعة المستندات التي لا تحتاج إليها. تستهلك هذه الممارسات قدراً من أرباحك، بما يجعل من الصعب عليك إضافة الأموال إلى الاحتياطي كل شهر. الخبر السار هو أنه من السهل عليك تغيير هذه الممارسات.
نصيحة للادخار
حافظ على البيئة عبر إطفاء الأنوار ليلاً، ووضع الطابعة في وضع السكون، أو توقف عن استخدام الأوراق، وأوقف تشغيل أجهزة الكمبيوتر حين لا تستخدمها، وبذلك ستقلل من فاتورة الكهرباء. ركّز على الأساسيات بدلاً من الكماليات. على سبيل المثال، أنت بحاجة إلى شبكة “واي فاي” موثوقة، ولكن هل تحتاج إلى ماكينة قهوة باهظة الثمن تتطلب إعادة تعبئة أسبوعية؟ تذكر أن الهدف هو تقليل التكاليف وخفض النفقات العامة دون التضحية بالمبيعات.
حدوث الأخطاء ممكن
يرتكب جميع أصحاب الشركات الصغيرة أخطاء مالية تؤثر في قدرتهم على الادخار. والمفتاح الذكي للادخار هو احتساب القيمة المترتبة على جميع الأدوات التي تستخدمها، والاستغناء عن تلك التي لا توفر لك عائداً جيداً على الاستثمار، أو استبدالها. ويمكن لذلك أن يساعدك على تخطيط ميزانيتك، ومتابعة دخلك ونفقاتك، والتشاور مع محاسب حول تطوير خطة ادخار سليمة، للحفاظ على شركتك قائمة في الظروف الصعبة التي قد تواجهك.